Σύνδεση eshop με ERP

Η σύνδεση eshop με ERP είναι μια διαδικασία που διευκολύνει πολύ τη διαχείριση του ηλεκτρονικού καταστήματος και επιτρέπει στον έμπορο να έχει πολύ καλύτερη εποπτεία. Σε γενικές γραμμές η διασύνδεση ανάμεσα στο ERP και στο e-shop δεν είναι απλή διαδικασία διότι απαιτεί προγραμματιστικές γνώσεις όπως επίσης ικανότητες διαχείρισης βάσης δεδομένων. Εάν η επιχείρηση σας διαθέτει ERP τότε είναι προφανές ότι η σύνδεση του με το eshop θα αυξήσει κατακόρυφα τις πωλήσεις. Ειδικά στην περίπτωση που η επιχείρηση διαθέτει δεκάδες χιλιάδες προϊόντων είναι αδύνατη η αποτελεσματική διαχείριση του ηλεκτρονικού καταστήματος χωρίς τη σύνδεση ανάμεσα στο eshop και το ERP. Ως παραδείγματα ηλεκτρονικών καταστημάτων με δεκάδες χιλιάδες προϊόντα μπορούμε να αναφέρουμε τα eshop των φαρμακείων, των εργαλείων, των ανταλλακτικών αυτοκινήτων και των καλλυντικών. Εαν δεν γίνει σύνδεση e shop με ERP τότε θα πρέπει να γίνει χειρωνακτικά η εισαγωγή των προϊόντων. Εδώ δείχνουμε πως γίνεται η εισαγωγή προϊόντων στο woocommerce.

Τι είναι το ERP και το CRM

Το ERP προέρχεται από τα αρχικά των λέξεων Enterprise Resource Planning. Χρησιμοποιείται για να περιγράψουμε λογισμικό διαχείρισης καθημερινών δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης. Το ERP διαχειρίζεται δραστηριότητες όπως λογιστική, προμήθειες, διαχείριση έργων, διαχείριση κινδύνων και λειτουργίες αλυσίδας εφοδιασμού. Το CRM προέρχεται από τα αρχικά των λέξεων Customer Relationship Management και είναι λογισμικό που χρησιμοποιείται από εταιρείες για τη διαχείρηση της επικοινωνίας με πελάτες αλλά και με και δυνητικούς πελάτες. Η σύνδεση του ERP με το ηλεκτρονικό κατάστημα μειώνει το κόστος κατασκευής eshop.

Τεχνικά ζητήματα που προκύπτουν κατά τη σύνδεση eshop με ERP

Συνήθως ο κατασκευαστής του e-shop είναι διαφορετικός από τον κατασκευαστή του erp. Επίσης τόσο η βάση δεδομένων όσο και η γλώσσα προγραμματισμού είναι διαφορετικές μεταξύ του e-shop και του ERP. Εάν θέλαμε να γράψουμε κώδικα με τη γλώσσα προγραμματισμού του e-shop η οποία να κάνει απευθείας προσπέλαση στη βάση δεδομένων του ERP τότε θα πρέπει ο προγραμματιστής θα γνωρίζει πολύ καλά τη βάση δεδομένων του e-shop και τη βάση δεδομένων του erp. Αλλά και τη γλώσσα του eshop και τη γλώσσα του ERP. Αυτό είναι αρκετά δύσκολο αλλά και αρκετά επικίνδυνα διότι ο κάθε προγραμματιστής εξειδικεύεται σε ένα είδος λογισμικού και δεν μπορεί να τα γνωρίζει όλα. Άλλες είναι οι τεχνικές προγραμματισμού για τη δημιουργία ERP και άλλες οι τεχνικές προγραμματισμού για την κατασκευή eshop.

Σύνδεση eshop με ERP μέσω ενδιάμεσης βάσης δεδομένων

Η λύση στο πρόβλημα δίνεται με τη χρήση ενδιάμεσης βάσης δεδομένων. Δημιουργούμε μία ενδιάμεση βάση δεδομένων στην οποία έχει πρόσβαση τόσο το erp όσο και το e-shop. Το erp γράφει στην ενδιάμεση βάση δεδομένων τα στοιχεία των προϊόντων και των κατηγοριών. στη συνέχεια το e-shop διαβάζει από την ενδιάμεση βάση δεδομένων τα στοιχεία των προϊόντων και των κατηγοριών. Με τον τρόπο αυτό το e-shop είναι ενημερωμένο και περιλαμβάνει όλα τα είδη της αποθήκης που Ο έμπορος θέλει τα πωλούνται στο ηλεκτρονικό κατάστημα. Το e-shop γράφει στη βάση δεδομένων στοιχεία που αφορούν τις παραγγελίες. Στη συνέχεια το erp διαβάζει τα στοιχεία παραγγελιών και ενημερώνει τα αντίστοιχα προγράμματα αποθήκης και λογιστηρίου ώστε να κοπούν τα τιμολόγια να τυπωθούν τα χαρτιά για τον κούριερ και να αφαιρεθεί το υπόλοιπο από την αποθήκη. Με απλά λόγια τα δύο προγράμματα δηλαδή το e-shop και το ERP γράφουν και διαβάζουν διαφορετικά δεδομένα. Επομένως κάθε προγραμματιστής έχει την ευθύνη διαχείρισης των δεδομένων που αφορούν το λογισμικό του. Ο προγραμματιστής του erp ξέρει τι πρέπει να γράψει και τι πρέπει να διαβάσει από την ενδιάμεση βάση δεδομένων χωρίς να χρειάζεται να γνωρίζει τη δομή του e-shop. Παρομοίως ο προγραμματιστής του e-shop δεν χρειάζεται να γνωρίζει τη δομή του erp παρά μόνο τα παιδιά της ενδιάμεσης φάσης δεδομένων. Η ευκολία και η ευελιξία που μας προσφέρει η ενδιάμεση βάση δεδομένων είναι τεράστια. Για αυτό και αποτελεί την πιο συνηθισμένη μέθοδο διασύνδεσης e-shop με ERP.

Επιλογή ERP με έτοιμη γέφυρα προς το woocommerce

Μια αξιόλογη πρόταση επιλογής ERP είναι το προϊόν emblem της εταιρείας semantic. Μας δίνει τη δυνατότητα να διαχειριστούμε δεδομένα που αφορούν πελάτες, προμηθευτές και πωλητές. Μπορούμε να αποθηκεύσουμε τιμοκαταλόγους, κατηγορίες ειδών καθώς και υπηρεσιών. Μας επιτρέπει να έχουμε μία ικανοποιητική εικόνα για τα παραστατικά όπως για παράδειγμα πωλήσεις χονδρικής, πωλήσεις λιανικής, αγορές, προσφορές και marketing. Επίσης συνδέεται με το πληροφοριακό σύστημα MyData για να κάνει λήψη, προβολή και μαζική αποστολή παραστατικών. Περιλαμβάνει επίσης εργαλεία για εξαγωγή δεδομένων είτε ως json είτε ως xml, έλεγχο ΑΦΜ καθώς και εξαγωγή δεδομένων για λογιστές. Τέλος περιλαμβάνει λειτουργίες CRM όπως γεγονότα και προβολή ημερολογίου. Αυτές οι διαδικασίες του ERP περιλαμβάνονται και στο ηλεκτρονικό κατάστημα. Όταν ξεκινάμε την κατασκευή eshop θέλουμε να κάνουμε import σε πολλά από αυτά τα δεδομένα. Το emblem περιλαμβάνει έτοιμη γέφυρα διασύνδεσης με το woocommerce ώστε να κάνουμε import απευθείας τα δεδομένα μέσω του ERP. Αυτό μας γλιτώνει πολύ κόπο από την καταχώρηση δεδομένων κατά τη δημιουργία του eshop. Αποτελεί ιδανική λύση για όσους επιλέγουν τη δημιουργία eshop με το woocommerce. Επίσης μας παρέχει τεράστια διευκόλυνση για την άμεση ενημέρωση της εφορίας για τις κινήσεις του ηλεκτρονικού καταστήματος, αναγκαία προϋπόθεση εκ του νόμου από 1 Απριλίου 2021.

Πως δουλεύει το emblem

Η χρήση του ERP είναι πολύ απλή. Ακολουθούν κάποιες ενδεικτικές οθόνες που μας δίνουν μια εικόνα της λειτουργίας του ERP.

Εδώ βλέπουμε τη διαχείριση των πωλητών από το ERP: διαχείριση των πωλητών από το ERP

Στη συνέχεια βλέπουμε τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η διαχείριση τιμοκαταλόγων από το emblem.

διαχείριση τιμοκαταλόγων από το emblem

Η ακόλουθη εικόνα δείχνει τη διαχείριση παραστατικών:

διαχείριση παραστατικών

Εδώ παρουσιάζουμε τη διαχείριση συναλλασσομένου:

διαχείριση συναλλασσομένου

Το emblem μας δίνει τη δυνατότητα να έχουμε άμεση εποπτεία και συνολική εικόνα των εισπράξεων:

συνολική εικόνα των εισπράξεων

Εδώ βλέπουμε τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζεται το ημερολόγιο του emblem στη λειτουργία CRM:

ημερολόγιο του emblem στη λειτουργία CRM

Ένα από τα πιο ενδιαφέροντα σημεία που προσελκύουν το ενδιαφέρον του ιδιοκτήτη της επιχείρησης όταν χρησιμοποιεί το emblem είναι το ημερολόγιο πωλήσεων:

ημερολόγιο πωλήσεων στο emblem

Ηλεκτρονική τιμολόγηση

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση πλεον είναι υποχρεωτική λόγω της Ελληνικής νομοθεσίας. Κάθε επιχείρηση που διαθέτει Ελληνικό ΑΦΜ είναι υποχρεωμένη να κάνει ηλεκτρονική τιμολόγηση άμεσα. Στόχος είναι να ενημερώνεται η εφορία για τις λογιστικές κινήσεις άμεσα, σχεδόν σε πραγματικό χρόνο. Όπως κάθε απόφαση που αφορά τα λογιστικά έτσι και αυτή η απόφαση βρίσκει απροετοίμαστες τις περισσότερες Ελληνικές επιχειρήσεις, κυρίως τις μικρομεσαίες. Το emblem αποτελεί εξαιρετική λύση για επιχειρήσεις που θέλουν να είναι καλυμμένες απέναντι στη συγκεκριμένη νομική απαίτηση της Ελληνικής νομοθεσίας. Επίσης το έγκλημα αποτελεί την οικονομικότερη και συνάμα μία πολύ δυνατή επιλογή για επιχειρήσεις που θέλουν να ενταχθούν στο πρόγραμμα επιδότησης e-shop. Το συγκεκριμένο λογισμικό εξαιτίας της σύνδεσης με την εφαρμογή my data επιτρέπει την άμεση ενημέρωση της εφορίας για όλες τις συναλλαγές που γίνονται στο ηλεκτρονικό κατάστημα. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι πλέον νόμος του κράτους και το emblem δίνει τη λύση για να είσετ νόμιμοι.

Εναλλακτικές τεχνολογίες διασύνδεσης ERP με eshop

Η διασύνδεση ανάμεσα στο ERP και στο e-shop μπορεί να γίνει με πολλούς τρόπους. Ο πιο ευέλικτος τρόπος για να συνδέσουμε το eshop με το ERP ειναι να χρησιμοποιήσουμε αρχεία sql. Δηλαδή μέσω του ERP δημιουργούμε αρχεία sql τα οποία θα χρησιμοποιήσουμε για να ενημερώσουμε τη βάση δεδομένων του eshop. Ο πιο δημοφιλής τρόπος επικοινωνίας δεδομένων είναι η χρήση αρχείων xml. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει από το πρόγραμμα ERP να δημιουργήσουμε αρχείο xml το οποίο θα το εισάγουμε στο eshop για να κάνουμε import των προϊόντων και των κατηγοριών καθώς και της διασύνδεσης αλλά και της παραμετροποίησης αυτών. Εναλλακτικά αυτη η διαδικασία μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας αρχεία json, αρχεία csv ή αρχεία excel. Υπάρχουν και άλλοι τύποι αρχείων που χρησιμοποιούνται για τη μεταφορά δεδομένων. Εμείς εδώ μένουμε στα δημοφιλέστερα, τα οποία άλλωστε καλύπτουν το 90% των περιπτώσεων σύνδεσης eshop με ERP.

Τύποι αρχείων για την ανταλλαγή δεδομένων

Οι πιο συνηθισμένοι τύποι αρχείων που χρησιμοποιούνται για την ανταλλαγή δεδομένων είναι το xml, το JSON και το CSV.

Αρχεία xml

Το XML προκύπτει από τα αρχικά των λέξεων Extensible Markup Language κα είναι μια γλώσσα σήμανσης αρχείων κειμένου και χρησιμοποιείται για την ανταλλαγή πληροφοριών ανάμεσα σε πληροφοριακά συστήματα. Τα έγγραφα XML είναι αναγνώσιμα τόσο από τον άνθρωπο όσο και αναγνώσιμη από τις μηχανές.

Αρχεία JSON

Το JSON αποτελεί μια εναλλακτική μορφή ανταλλαγής δεδομένων. Προέρχεται από τα αρχικά των λέξεων JavaScript Object Notation.

Αρχεία CSV

Ένας ακόμα τύπος αρχείων που χρησιμοποιείται για την ανταλλαγή δεδομένων είναι το CSV. Πρόκειται για μια απλή μορφή αρχείου στο οποίο τα δεδομένα αποθηκεύονται υπο μορφή πίνακα. Ενώ είναι αρχείο κειμένου διατηρεί τη μορφή δεδομένων σε πίνακα. Δηλαδή χρησιμοποιείται για να αποθηκεύει δεδομένα υπολογιστικού φύλου ή βάσης δεδομένων. Χρησιμοποιείται για να κάνουμε εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων τόσο από ηλεκτρονικά όσο και από αρχεία excel ή OpenOffice Calc.

Πως κάνουμε import σε Eshop

Εφόσον έχουμε δημιουργήσει αρχείο με τα δεδομένα από το ERP στη συνέχεια θα πρέπει να βρούμε έναν τρόπο για να κάνουμε import των data στο eshop. Απώτερος στοχος του import είναι να εκτελέσουμε ένα ερώτημα sql το οποίο θα ενημερώσει τη βάση δεδομένων. Δεν υπάρχει άλλος τρόπος για την εισαγωγή, επεξεργασία και διαγραφή δεδομένων από databases εκτός από τη γλώσσα sql. Όλοι οι τρόποι σύνδεσης eshop με ERP καταλήγουν στην εκτέλεση ερωτήματος sql. Το ζητούμενο είναι ο τρόπος με τον οποίο θα δημιουργηθεί το ερώτημα sql. Ένας τρόπος είναι να το πάρουμε έτοιμο, όπως περιγράψαμε παραπάνω. Ένας άλλος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσουμε plugins για να διαβάσουμε τα δεδομένα μέσω αρχείων xml, json, csv η excel.

Γλώσσες προγραμματισμού για τη σύνδεση e-shop με ERP

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε όποια γλώσσα προγραμματισμού θέλουμε για να κάνουμε τη σύνδεση ανάμεσα σε ένα e-shop και ένα erp. Η καλύτερη γλώσσα είναι αυτή που γνωρίζει ο κάθε προγραμματιστής. ωστόσο υπάρχουν κάποιες γλώσσες που συνηθίζεται να χρησιμοποιούνται περισσότερο για αυτό το σκοπό. Δύο γλώσσες που χρησιμοποιούνται κατά κόρον στη σύνδεση e-shop με erp είναι η γλώσσα php και η γλώσσα vba.

Η γλώσσα php για τη διασύνδεση ERP με e shop

Η καλύτερη γλώσσα που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για να συνδέσουμε ένα e-shop με ένα erp είναι η γλώσσα php. Ο λόγος για τον οποίο επιλέγουμε τη γλώσσα php είναι διότι οι περισσότερες εφαρμογές διαδικτύου γράφονται με τη γλώσσα php. Επίσης τα πιο δημοφιλή e-shop όπως για παράδειγμα το opencart, το woocommerce και το magento είναι γραμμένα με τη γλώσσα php. Αποτελεί την πιο δημοφιλή γλώσσα προγραμματισμού στο διαδίκτυο. Η γλώσσα php έχει τη δυνατότητα να διαχειριστεί όλους τους τύπους αρχείων που περιγράψαμε παραπάνω. Επίσης μπορεί να επικοινωνήσει με όλους τους τύπους e-shop. αυτό που κάνουμε όταν χρησιμοποιούμε τη γλώσσα php για τη διασύνδεση e-shop.gr με ERP είναι να διαβάσουμε τα δεδομένα από το ένα και να τα γράψουμε στο άλλο. Δηλαδή να κάνουμε αυτό ακριβώς που κάνει η ενδιάμεση βάση δεδομένων. Όμως όταν γράφουμε απευθείας από το ένα στο άλλο πρέπει να είμαστε πιο προσεκτικοί. Διότι τώρα δεν έχουμε το μαξιλαράκι ασφαλείας που μας παρέχει η ενδιάμεση βάση δεδομένων.

Η γλώσσα vba για τη διασύνδεση eshop με ERP

Ο λόγος για τον οποίο χρησιμοποιείται η γλώσσα vba όταν θέλουμε να συνδέσουμε erp e-shop είναι διότι χειρίζεται εξαιρετικά εύκολα τα αρχεία xml και csv. Επίσης πολλά e-shop έχουν δυνατότητα import και export σε αρχεία excel. Η γλώσσα vba κατασκευάστηκε από τη microsoft για τον αυτοματισμό στις εφαρμογές του microsoft office με ιδιαίτερη έμφαση στα αρχεία excel. Στην ιστοσελίδα μας θα βρείτε αρκετά παραδείγματα που δείχνουν πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη γλώσσα vba μετασχηματισουμε δεδομένα από μία γραμμογράφηση excel σε άλλη γραμμογράφηση excel. Επίσης έχουμε παραδείγματα που δείχνουν πώς μπορούμε να κάνουμε μεταφορά δεδομένων από excel σε xml και αντίστροφα. Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα τότε μπορείτε να παρακολουθήσετε μαθήματα excel. Αυτές οι διαδικασίες αποτελούν τη βάση για τη διασύνδεση μεταξύ e-shop και erp.

Τα πιο δημοφιλή e-shop

Πλέον ερχόμαστε να μιλήσουμε για συγκεκριμένες περιπτώσεις διασύνδεσης erp με eshop. Τα πιο δημοφιλή content management system που χρησιμοποιούνται για την κατασκευή e-shop είναι το opencart, το magento και το woocommerce. Όλα έχουν δυνατότητα import και export και για όλα έχουμε κατασκευάσει γέφυρα σύνδεσης με ERP. Η διαδικασία είναι ίδια σε όλα αυτά τα content management systems. Το πρώτο βήμα είναι να αναγνωρίσουμε τους πίνακες της βάσης δεδομένων στους οποίους γίνεται η αποθήκευση των προϊόντων. Και το δεύτερο βήμα είναι να κάνουμε αντιστοιχία ανάμεσα στα πεδία της βάσης δεδομένων του eshop και στα πεδία του ERP.

Opencart import / export

Στη συνέχεια του άρθρου θα παρουσιάσουμε παραδείγματα που αφορούν σύνδεση ERP με το Opencart. Μεγάλο ποσοστό επιχειρήσεων επιλέγει την κατασκευή eshop με το opencart.Αρχικά βλέπουμε την ενσωματωμένη δυνατότητα import / export που διαθέτει το opencart. Τα αρχεία αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν είτε για να ενημερώσουν την ενδιάμεση βάση είτε για να εισάγουν τα δεδομένα στο erp. Μπορούμε να τα διαβάσουμε μέσα από μία γλώσσα προγραμματισμού όπως αναφέραμε παραπάνω και να δημιουργήσουμε το αντίστοιχο αρχείο εισαγωγής δεδομένων προς το erp.

Opencart import export

Μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε ένα extension το οποίο επιτρέπει στο opencart να διαβάζει δεδομένα από το excel όπως επίσης και να εξάγει δεδομένα προς το excel. Το κέρδος εδώ είναι ότι δεν χρησιμοποιούμε αρχεία csv αλλά αρχεία του excel τα οποία είναι πολύ πιο εύκολα διαχειρίσιμα από τόσο από τον άνθρωπο όσο και από τη γλώσσα vba. Στην ακόλουθη εικόνα έχουμε επιλέξει να κάνουμε export τα δεδομένα που αφορούν τα προϊόντα του ηλεκτρονικού καταστήματος. Έχουμε όμως τη δυνατότητα να κάνουμε export περισσότερους τύπους δεδομένων του e-shop. Εφόσον τα δεδομένα εξάγονται σε αρχείο excel είναι εξαιρετικά εύκολο να τα διαχειριστούμε με τη γλώσσα προγραμματισμού vba.

import export με το excel

Η βάση δεδομένων του opencart

Επιλέξαμε να δείξουμε τις εικόνες import export opencart διότι Είναι πολύ απλό να καταλάβει κανείς τη δομή του εάν κοιτάξει τη βάση δεδομένων. Οι επιλογές των προγραμμάτων import-export φωτογραφίζουν τη δομή της βάσης δεδομένων. Είναι αρκετά εύκολο για έναν προγραμματιστή χωρίς ιδιαίτερα μεγάλη εμπειρία σε προγραμματισμό βάσεων δεδομένων να κατανοήσει τη δομή της βάσης δεδομένων του opencart και να φτιάξει ένα πρόγραμμα διαχείρισης αυτής. Η απλότητα και σαφήνεια χαρακτηρίζουν σε έντονο βαθμό τη γραμμογράφηση της βάσης δεδομένων του opencart. Εδώ βλέπουμε μία εικόνα που δείχνει κάποιους από τους πίνακες της βάσης δεδομένων του opencart:

πίνακες της βάσης δεδομένων του opencart

Και εδώ βλέπουμε τη δομή το σημαντικότερο πίνακα ενός ηλεκτρονικού καταστήματος opencart πού είναι ο πίνακας προϊόντων: πίνακας προϊόντων του eshop

Για να γίνει κατανοητή η διαφορά παρουσιάζουμε τους πίνακες που προσθέτει το WooCommerce στη βάση δεδομένων του wordpress. Όπως βλέπουμε η δομή της βάσης δεδομένων δεν είναι τόσο απλή και τόσο ξεκάθαρη όσο η βάση δεδομένων opencart. Είναι πολύ λογικό να συμβαίνει αυτό. Διότι το Opencart δημιουργήθηκε αποκλειστικά και μόνο για την κατασκευή ηλεκτρονικών καταστημάτων. Ενώ το WooCommerce αποτελεί κομμάτι του wordpress το οποίο δημιουργήθηκε για την κατασκευή ιστοσελίδων κάθε τύπου.

κατασκευή ιστοσελίδων

Εκπαίδευση ενηλίκων στην πληροφορική. Πως να επιλέξετε σεμινάρια μαθήματα ή σεμινάρια σε θεματικές ενότητες πληροφορικής.