Το excel αποτελεί το πιο συνηθισμένο εργαλείο για το business intelligence και την ανάλυση δεδομένων. Έχει χρησιμοποιηθεί επι δεκαετίες για τη δημιουργία καταπληκτικών dashboards που προσέφεραν εξαιρετικές δυνατότητες ανάλυσης δεδομένων. Οι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το excel για την παρουσίαση δεδομένων σε dashboards και την εξαγωγή data-driven αποφάσεων. Το excel έχει τη δυνατότητα αποθήκευσης μεγάλου όγκου δεδομένων αλλά και δυνατότητα λήψης δεδομένων από εξωτερικά αρχεία και βάσεις δεδομένων. Δηλαδή μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το ίδιο το excel ως βάση δεδομένων. Υπάρχει πληθώρα συναρτήσεων για όλους τους επαγγελματικούς κλάδους καθώς και τα αντίστοιχα γραφήματα. Για παράδειγμα μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε εξαιρετικά επαγγελματικά dashboards για οικονομολόγους, μηχανικούς και άλλα επαγγέλματα. Επιπλέον το excel διαθέτει τη γλώσσα προγραμματισμού vba μέσω της οποίας μπορούμε να φτιάξουμε δικές μας συναρτήσεις και προγράμματα προσαρμοσμένα στις επιχειρηματικές ανάγκες της κάθε εταιρείας. Το excel περιλαμβάνεται στις βασικές γνώσεις πιστοποίησης υπολογιστών με συνέπεια μια επιχείρηση να γνωρίζει τι μπορεί να περιμένει από έναν εργαζόμενο που έχει κάτοχος πιστοποίησης excel βασικού η excel advanced. Για όλους αυτούς τους λόγους στις περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το excel για να κάνουν ανάλυση δεδομένων και business intelligence. Σε κάποια επαγγέλματα όπως για παράδειγμα στους λογιστές η στους οικονομολόγους το excel είναι άκρως απαραίτητο για την εργασία τους. Επίσης τα σχεδόν όλα τα διοικητικά στελέχη χρησιμοποιούν το excel για να κάνουν ανάλυση δεδομένων με τα σχετικά dashboard.
Σε αυτό το άρθρο θα δούμε γιατί το Excel δεν αρκεί πλέον για σύγχρονες ανάγκες Business Intelligence των επιχειρήσεων. Θα γνωρίσετε τις δυνατότητες προσφέρει το power BI για στελέχη επιχειρήσεων που ήδη χρησιμοποιούν το excel. Παρουσιάζουμε τα βασικά βήματα μετάβασης από στατικά reports σε δυναμικά dashboards. Θα εξετάσουμε επίσης πρακτικά παραδείγματα λειτουργιών που το Power BI εκτελεί αποτελεσματικότερα από το Excel.
Περιεχόμενα
- Γιατί το Excel δεν αρκεί πλέον για Business Intelligence
- Τι είναι το Power BI και γιατί το χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις
- Τι είναι το Power Query
- Power BI vs Excel: βασικές διαφορές
- Βήματα μετάβασης από Excel σε Power B
Ανάλυση δεδομένων με το excel
Αυτή τη στιγμή το excel αποτελεί το πρότυπο της αγοράς στην ανάλυση δεδομένων επειδή είναι ευέλικτο, εύκολο στη χρήση, άμεσα διαθέσιμο και αρκετά ισχυρό για καθημερινες αναφορές. Το excel είναι ένα πολυεργαλείο που υποστηρίζει την αποθήκευση δεδομένων, τον καθαρισμό και το φιλτράρισμα των πρωτογενών δεδομένων μέχρι και την παρουσίαση σε λειτουργικά και όμορφα dashboards. Το business intelligence περιλαμβάνει τον κύκλο όλων αυτών των εργασιών καθώς και την ανάλυση δεδομένων με σκοπό την εξαγωγή επιχειρηματικών συμπερασμάτων. Η δουλειά ξεκινά από τη συλλογή των δεδομένων. Τα δεδομένα μπορεί να βρίσκονται σε πολλές πηγές όπως για παράδειγμα σε βάσεις δεδομένων, σε αρχεία κειμένου, σε αρχεία csv η ακόμα και σε αρχεία κειμένου. Η ικανοποιητική γνώση του excel μας επιτρέπει να τοποθετήσουμε τα δεδομένα αυτά στα φύλλα εργασίας και με τις κατάλληλες συναρτήσεις για τα συνδέσουμε μεταξύ τους. Επίσης το excel μας επιτρέπει να κάνουμε καθαρισμό των δεδομένων ώστε να διώξουμε εγγραφές που είναι μακριά από την πραγματικότητα και μπήκαν εκεί κατά λάθος. Αφού συνδέσουμε τα δεδομένα μεταξύ τους μπορούμε να τα παρουσιάσουμε σε dashboards τα οποία περιλαμβάνουν δεδομένα από όλες τις πηγές δεδομένων που διαθέτουμε και βοηθούν τα στελέχη να πάρουν data driven επιχειρηματικές αποφάσεις.
Γνωρίζουμε πολύ καλά το excel και το διδάσκουμε σε σεμινάρια excel για στελεχη επιχειρήσεων. Έχουμε εκπαιδεύσει πολύ κόσμο που είχε ανάγκη τη γνώση του excel για την εργασία του. Αναλαμβάνουμε εξειδικευμένα μαθήματα excel ειδικά για στελέχη επιχειρήσεων με έμφαση στο business intelligence.
Γιατί το Excel δεν αρκεί πλέον για Business Intelligence
Η πρόοδος της τεχνολογίας καθώς και ο μεγάλος όγκος που παράγεται από πολλές ετερογενείς πηγές δεδομένων καθιστούν το excel πλέον αδύναμο για τις ανάγκες business intelligence των σύγχρονων επιχειρήσεων.
Το excel είναι πολύ καλό για την ανάλυση δεδομένων επειδή διαθέτει τις σχετικές συναρτήσεις και τη λειτουργία συγκεντρωτικού πίνακα. Στο power BI ουσιαστικά σχεδόν όλα είναι λειτουργία pivot, δηλαδή συγκεντρωτικού πίνακα. Πριν ξεκινήστε να μαθαίνετε power BI θα βοηθούσε πολύ να αφιερώσετε λίγο χρόνο στην καλή κατανόηση της λειτοτργίας συγκεντρωτικού πίνακα στο Excel.
Το excel δυσκολεύεται σε μεγάλα datasets. Όσο αυξάνεται ο όγκος των δεδομένων τόσο δημιουργούνται προβλήματα στην επεξεργασία με το excel. Στην επεξεργασία μεγάλων datasets με το excel οι υπολογισμοί καθυστερούν, οι συγκεντρωτικοί πίνακες αργούν και κάποιες φορές το αρχείο καταρρέει εντελώς. Όταν ένα αρχείο excel έχει εκατοντάδες χιλιάδες γραμμές, πολλά φύλλα εργασίας κά πολλούς τύπους τότε η επεξεργασία γίνεται μη αποδοτική.
Ένα δεύτερο πρόβλημα που παρουσιάζει το excel όσον αφορά τις απαιτήσεις των σύγχρονων επιχειρήσεων είναι ότι δεν είναι φτιαγμένο για real time διαδικασίες. Ναι μεν μπορεί να διαβάσει δεδομένα από βάση δεδομένων και άλλα αρχεία όμως δεν μπορεί να το κάνει αυτό σε πραγματικό χρόνο και κυρίως δεν μπορεί να το παρουσιάζει στο διαδίκτυο. Στο excel η εισαγωγή των δεδομένων, η αντιγραφή και επικόλληση, ο καθαρισμός των δεδομένων, η εφαρμογή των τύπων και η αποστολή των αποτελεσμάτων γίνεται κυρίως χειροκίνητα. Είναι αρκετά δύσκολο να αυτοματοποιηθεί αυτή η διαδικασία ώστε να γίνεται καθημερινά χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση.
Ένα τρίτο πρόβλημα που δεν μπορεί να λύσει εύκολα το excel είναι online συνεργασία μεταξύ χρηστών. Μία ανάγκη που υπάρχει πλέον σε πολλές επιχειρήσεις είναι δημοσίευση των dashboard στο διαδίκτυο και η πρόσβαση σε αυτά χρηστών με δικαιώματα. Δηλαδή κάθε χρήστης να κάνει login και να βλέπει μόνο τα δεδομένα στα οποία έχει δικαίωμα πρόσβασης.
Ένα τέταρτο πρόβλημα που παρουσιάζει το excel είναι η αδυναμία κλιμάκωσης ανάλογα με την αύξηση του όγκου των δεδομένων. Μπορούμε να φτιάξουμε πολλά μικρά αποδοτικά αρχεία excel αλλά αν θελήσουμε με τα ενοποίησουμε σε ένα κεντρικό τότε η διαδικασία δεν γίνεται εύκολα.
Ένα ακόμα πρόβλημα από παρουσιάζεται στο excel είναι οι πολλές διαδοχικές εκδόσεις του ίδιου αρχείου. Για παράδειγμα μία επιχείρηση μπορεί να φτιάξει ένα report με τις πωλήσεις του 2026. Στη συνέχεια πρέπει να φτιάξει άλλο report με τις πωλήσεις του 2027. Αν κάνουμε μία αλλαγή σε ένα αρχείο θα πρέπει να γυρίσουμε να κάνουμε τις ίδιες αλλαγές και στα υπόλοιπα αρχεία ώστε να έχουμε ομοιομορφία. Αλλιώς θα πρέπει στο αρχαίο που παρουσιάζει συγκεντρωτικά δεδομένα για όλα τα έτη να διαχειριστούμε για τις διαφοροποίησης των αρχείων. Κάποιες επιχειρήσεις έχουν πολλά τμήματα και πολλά αρχεία ανά τμήμα και πολλές εκδόσεις του κάθε αρχείου. Εκεί πλέον η κατάσταση γίνεται αρκετά περίπλοκη και απαιτεί διαχείριση.
Το Excel έχει τη δυνατότητα να ικανοποιήσει αποτελεσματικά μικρές και μεσαίες επιχειρηματικές ανάγκες.
Όμως δεν έχει σχεδιαστεί ως ολοκληρωμένη πλατφόρμα business intelligence για οργανισμούς που βασίζονται στα δεδομένα και θέλουν να λαμβάνουν data driven αποφάσεις σε πραγματικό χρόνο.
Τι είναι το Power BI και γιατί το χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις
Το power BI ανήκει σε μία άλλη κατηγορία εργαλείων που ονομάζονται business intelligence. Η ίδια η microsoft η οποία έχει κατασκευάσει το excel προχώρησε στη δημιουργία του power bi για να ικανοποιήσει την ανερχόμενη αγορά του business intelligence.
Η Microsoft αρχικά δημιούργησε κάποια άλλα προϊόντα όπως Power Pivot, Power Query, Power View και Power Map. Όλα αυτά ήταν add-ins στο Excel. Καθένα από αυτά τα εργαλεία φτιάχτηκε για να προσθέσει δυνατότητες όπως μοντελοποίηση δεδομένων, ETL μετασχηματισμό δεδομένων, οπτικοποίηση και άλλα. Το Power Pivot θεωρείται ουσιαστικά ο “πρόγονος” του Power BI.
Το Power Query ξεκίνησε ως Excel add-in αλλά πλέον αποτελεί ξεχωριστό προϊόν που χρησιμοποιείται από το excel και από το power BI. Η χρήση του Power Query αφορά τη σύνδεση με πολλές πηγές δεδομένων, τον καθαρισμό και το μετασχηματισμό δεδομένων καθώς και διαδικασίες merge και append πινάκων.
Η μεγάλη αύξηση των αναγκών στις επιχειρήσεις και η ραγδαία ανάπτυξη των αναγκών business intelligence οδήγησαν στην ενοποίηση όλων αυτών σε ένα ξεχωριστό προϊόν, στο power BI. Στις περιπτώσεις που απαιτείται αυτοματοποίηση εργασιών, ασφαλής διαμοιρασμός δεδομένων, ανάλυση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο και επεξεργασία μεγάλου όγκου δεδομένων τότε εργαλεία όπως το Power BI έρχονται να καλύψουν αυτό το κενό.
Τι είναι το Power Query
Το Power Query είναι ένα εργαλείο λογισμικού που δημιουργήθηκε από τη Microsoft και συνεργάζεται κυρίως με το excel και το power BI. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί έμμεσα σε Power Apps μέσω dataflows, dataverse transformations και connectors. Επίσης έμμεσα το βρίσκουμε και στο Power Automate μέσω dataflows, cloud ETL flows και automation pipelines. Αλλά η κύρια χρήση γίνεται μέσω του excel και του power BI.
Το Power Query χρησιμοποιείται για να κάνοουμε εισαγωγή, καθαρισμό και μετασχηματισμό των δεδομένων πριν τα χρησιμοποιήσουμε στην ανάλυση δεδομένων ή στη μοντελοποίηση δεδομένων. Δηλαδή πρώτα χρησιμοποιούμε το Power Query για να φέρουμε τα δεδομένα στη μορφή που θέλουμε ώστε να είναι σωστά, χωρίς λάθη, χωρίς διπλοεγγραφές, χωρίς κενά. Και μετά χρησιμοποιούμε το excel ή το power BI για να κάνουμε ανάλυση δεδομένων.
Παλαιότερα λεγόταν "Power Query for Excel" και υπήρχε ως ξεχωριστό add-in το οποίο μπορούσαμε να εγκαταστήσουμε. Μετά ενσωματώθηκε κανονικά στο Excel. Πλέον η Microsoft το έχει ενσωματώσει σε excel, power BI και fabric. και στις τρεις περιπτώσεις λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο και κάνει την ίδια δουλειά:
- Εισαγωγή δεδομένων
- Συγχώνευση / Προσάρτηση πινάκων (Merge / Append tables)
- Φιλτράρισμα γραμμών (Filter rows)
- Μετατροπή Pivot / Unpivot
- Διαχωρισμός στηλών (Split columns)
- Αλλαγή τύπων δεδομένων
- Ομαδοποίηση δεδομένων (Group By)
- Αφαίρεση διπλότυπων εγγραφών (Remove duplicates)
- Παραμετροποιημένα ερωτήματα (Parameterized Queries)
- Εισαγωγή δεδομένων από φάκελο (Folder imports)
- Αγωγοί ανανέωσης δεδομένων (Refresh Pipelines)
Power BI vs Excel: βασικές διαφορές
Στη συνέχεια παρουσιάσουμε κάποιο δυνατότητες οι οποίες περιέχονται στο Power BI ενώ δεν περιέχονται στο excel. Για να προλάβουμε κάποιες πιθανές διαφωνίες είναι σημαντικό να πούμε ότι πολλά από αυτά γίνονται στο excel αλλά δεν γίνοται τόσο εύκολα ούτε τόσο αυτόματα όσο γίνονται στο power bi.
Interactive Dashboards με Drill Down
Μια πολύ χρήσιμη δυνατότητα που προστέθηκε κατευθείαν στο power BI είναι το drill-down και drill-up. Με το drill-down ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να κάνει δεξί κλικ σε ένα γράφημα και να κατέβει επίπεδο ανάλυσης. Δηλαδή για παράδειγμα από επίπεδο χώρας να κατέβει σε επίπεδο πόλης. Η να κατέβει από επίπεδο κατηγορίας σε επίπεδο υποκατηγορίας. Το drill-up είναι η αντίστροφη διαδικασία μετριοποιία χρήστης κάνει δεξί κλικ και ανεβαίνει επίπεδο. Δηλαδή για παράδειγμα από επίπεδο πόλης να ανέβει σε επίπεδο χώρας. Η να ανέβει από επίπεδο υποκατηγορίας σε επίπεδο κατηγορίας. Αυτή η δυνατότητα υπάρχει κάπως περιορισμένα στο excel, όπου δεν είναι τόσο interactive οπως είναι στο power bi
Real-Time Data Monitoring
Το power bi έχει δυνατότητα ενημέρωσης δεδομένων σε πραγματικό χρόνο. Έχει δυνατότητα να λαμβάνει δεδομένα από πολλές πηγές όπως για παράδειγμα από ERP, CRM ή APIs με αυτόματο refresh. Αντίθετα στο excel οι ενημερώσεις γίνονται χειροκίνητα με ενέργεια του χρήστη. Επίσης το power BI έχει τη δυνατότητα με ρυθμίσουμε το power BI service ώστε η ενημέρωση να γίνεται αυτόματα σε τακτά χρονικά διαστήματα. Για παράδειγμα να ανανεώνονται τα δεδομένα μέσω διαδικτύου κάθε μέρα την ίδια ώρα. Αυτή η επιλογή μας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε εφαρμογή power bi η οποία θα ενημερώνεται συνεχώς, για παράδειγμα μέσω του erp η μέσω δεδομένων από το eshop, χωρίς να χρειάζεται να κάνουμε τίποτα.
Συνδυασμός πολλών Data Sources
Το power bi έχει τη δυνατότητα να ενώσει δεδομένα από πολλές πηγές όπως για παράδειγμα βάσεις δεδομένων, APIs, Cloud apps, αρχεία Excel, SharePoint, Google Analytics, και ERP/CRM συστήματα. Στο power BI υπάρχει το μοντέλο δεδομένων στο οποίο συνδέονται οι πίνακες με τρόπο παρόμοιο με τη σύνδεση πινάκων στην sql. Αυτή δυνατότητα αρχικά είχε προστεθεί στο excel με το power pivot. Όμως το power πύο ταξιαλύφθηκε σε αυτόνομο προϊόν που ονομάστηκε power BI. Παραμένει ακόμα διαθέσιμη σε κάποιες εκδόσεις του excel. Το μοντέλο δεδομένων μας δίνει τη δυνατότητα χρησιμοποιούμε δεδομένα από όλους τους πίνακες σαν να είχαμε μία πραγματική βάση δεδομένων. Δηλαδή να συνδυάσουμε δεδομένα από το erp, από το eshop και από τα analytics των κοινωνικών δικτύων η των πλατφορμών διαφήμισης. Η διαδικασία είναι πολύ γρήγορη και εξαιρετικά αποδοτική. Αντίθετα στο excel θα έπρεπε να κάνει με αυτή τη διαδικασία μέσω στην ατύσεων όπως για παράδειγμα vlookup, hlookup, xlookup, match και index η να χρησιμοποιήσουμε vba. Σε κάθε περίπτωση η διαδικασία στο excel γίνεται πολύ πιο δύσκολα και λιγότερο αποδοτικά. Μπορείτε να δείτε παράδειγμα χρήσης του Power BI για την παρακολούθηση πωλήσεων ηλεκρονικού καταστήματος.
Ειδικά όσον αφορά τη δημιουργία eshop γνωρίζουμε πολύ καλά τις αναγκες που υπάρχουν και έχουμε δημιουργήσει πολλά power BI dashboards για αυτό το σκοπό. Η πολυετής εμπειρία μας στην κατασκευή e-shop μας βοηθάει να ξέρουμε τι ζητάνε οι ιδιοκτήτες eshop και να χρησιμοποιούμε στο power BI τα κατάλληλα Data Sources.
Row-Level Security (RLS)
Μία εκπληκτική δυνατότητα που έχει το power BI είναι να καθορίζουμε τι δεδομένα θα βλέπει κάθε χρήστης ανάλογα με τα δικαιώματα που του έχουμε δώσει. Για παράδειγμα ο γενικός διευθυντής να βλέπει δεδομένα που αφορούν όλη την εταιρεία ενώ ο διευθυντής βορείου ελλάδος να βλέπει μόνο δεδομένα από νομούς της βορείου ελλάδος. Και ο υπεύθυνος πωλήσεων νομού να βλέπει μόνο δεδομένα που αφορούν το νομό για τον οποίο είναι υπεύθυνος. Όλοι χρησιμοποιούν το ίδιο dashboard ο καθένας βλέπει μόνο τα δεδομένα στα οποία το έχουμε δώσει πρόσβαση. Αυτό ονομάζεται Row-Level Security. Αν συνδυαστεί το Row-Level Security με τη δυνατότητα δημοσίευσης στο διαδίκτυο και τη δυνατότητα αυτόματης ενημέρωσης τότε μπορούμε να φτιάξουμε εκπληκτικές εφαρμογές. Μπορούν όλα τα συστήματα της εταιρείας να είναι συνδεδεμένα στο power BI service και κάθε στέλεχος της εταιρείας όταν κάνει login να βλέπει μόνο τα δεδομένα που τον αφορούν.
Mobile Dashboards
Το power BI είναι σχεδιασμένο για λειτουργία στο διαδίκτυο και σε mobile συσκευές. Προσφέρει δυνατότητα δημιουργίας mobile-first dashboards για κινητά και tablets. Ο χρήστης που μπαίνει μέσω της mobile εφαρμογής βλέπει το περιβάλλον όπως το έχουμε σχεδιάσει ειδικά για mobile συσκευές.
Αυτόματη Δημοσίευση Dashboards στο Cloud
Η δημοσίευση dashboards στο cloud γίνεται με ένα απλό κλικ στο power BI. Δημιουργούμε την εφαρμογή στο power BI desktop, την αποθηκεύουμε και στη συνέχεια όταν πατήσουμε δημοσίευση θα μεταφερθεί στο power BI service. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχουμε κάνει login στο power BI desktop με το λογαριασμό μας. Από τη στιγμή που τα δεδομένα θα δημοσιευτούν στο power BI service ο κάθε χρήστης μπορεί να μπει και να δει τα δεδομένα στα οποία του έχουμε δώσει πρόσβαση μέσω του Row-Level Security. Επίσης μπορούμε να ρυθμίσουμε το power BI service ως τα δεδομένα να ενημερώνονται τακτικά τις χρονικές στιγμές που θέλουμε.
Interactive Filtering σε όλο το report
Στο power BI όταν κάνουμε κλικ σε ένα visual και επιλέξουμε κάποια δεδομένα τότε αυτό λειτουργεί ως φίλτρο για όλα τα υπόλοιπα visuals στο ίδιο dashboard ταυτόχρονα. Αυτή η δυνατότητα στο Excel δεν υπάρχει απευθείας αλλά γίνεται πιο δύσκολα με pivots και slicers. Επιπλέον το power BI προσφέρει τη δυνατότητα με ρυθμίσουμε ποια visuals θέλουμε να αλληλεπιδρούν μεταξύ τους και ποια όχι. Για παράδειγμα να ρυθμίσουμε ο πίνακας Α επηρεάζει το πίνακα Β ενώ ο πίνακας Β δεν επηρεάζει τον πίνακα Α. Η να ρυθμίσουμε ώστε ένα γράφημα να επηρεάζει όλα τα υπόλοιπα visuals ενώ να μην επηρεάζεται από κανένα.
Στην ακόλουθη εικόνα δείχνουμε το Interactive Filtering στο Power BI.
Χρησιμοποιούμε bar chart για να απαντήσουμε στο ερώτημα: Ποιος πωλητής φέρνει τα περισσότερα έσοδα;
Επίσης χρησιμοποιούμε slicer για να επιλέγουμε ποια αποτελέσματα θέλουμε να βλέπουμε.
AI και Natural Language Queries (ερωτήματα σε φυσική γλώσσα)
Το Power BI υποστηρίζει ερωτήσεις και απαντήσεις με φυσική γλώσσα. Διαθέτει AI visuals που επιτρέπουν στο χρήστη διαδικασίες τεχνικής νοημοσύνης με φυσική γλώσσα. Για παράδειγμα ο χρήστης μπορεί να ζητήσει: "δώσε μου τις πωλήσεις του τελευταίου τριμήνου ομαδοποιημένες ανα περιοχή"
Διαχείριση μεγάλων όγκων δεδομένων
Μία δυνατότητα που έχετε το Power BI είναι η ικανότητα να χειρίζεται εκατομμύρια γραμμές δεδομένων πολύ πιο αποδοτικά από το Excel. Αντίθετα το Excel έχει περιορισμούς σε απόδοση και πλήθος γραμμών. Το Power BI είναι φτιαγμένο για να επεξεργάζεται τεράστιο όγκο δεδομένων που μπορεί να λάβει από βάσεις δεδομένων.
Usage Analytics
Το Power BI μας δίνει τη δυνατότητα να βλέπουμε ποιος άνοιξε ένα report, πότε άνοιξε το report αλλά και ποια dashboards χρησιμοποιούνται περισσότερο. Αυτή δυνατότητα δεν υπάρχει στο excel. Αν χρησιμοποιούμε το excel για να κάνουμε ανάλυση δεδομένων και business intelligence τότε απλά στέλνουμε το αρχείο και δεν ξέρουμε ο αποδέκτης το άνοιξε και πώς το χρησιμοποίησε. Το Excel δεν προσφέρει analytics χρήσης
Embedded Analytics
Τα dashboards του power BI μπορούν να ενσωματωθούν σε ιστοσελίδες, portals, CRM και ERP εφαρμογές. Και μάλιστα να διατηρηθεί η διαδραστικότητα καθώς και η πρόσβαση σε ενημερωμένα δεδομένα κατά το embed. Στο Excel δεν δεν υπάρχει δυνατότητα προβολής embedded. Το καλύτερα που μπορούμε να πετύχουμε στο excel είναι να κάνουμε save for web και να κάνουμε το αρχείο. Όμως θα είναι ένα στατικό αρχείο χωρίς διαδραστικότητα και κυρίως χωρίς ενημερωμένα δεδομένα.
Βήματα μετάβασης από Excel σε Power B
Καταγραφή των υπαρχόντων Excel reports
Το πρώτο βήμα για τη μετάβαση από το excel στο Power BI είναι να καταλάβουμε τι πρέπει πραγματικά να μεταφερθεί. Δηλαδή να καταγράψουμε την πληροφορία που ηδη χρησιμοποιούμε στο excel. Πολλές φορές υπάρχουν αρχεία και φύλλα εργασίας που δεν χρησιμοποιούνται και δεν υπάρχει λόγος να μεταφερθούν ώστε να μη βαρύνουν το μοντέλο δεδομένων. Θα πρέπει να εντοπίσουμε ποια αρχεία χρησιμοποιούνται, ποια KPIs παρακολουθούνται και ποιες πηγές δεδομένων υπάρχουν. Επίσης πρέπει να βρούμε ποια reports ενημερώνονται χειροκίνητα και ποιοι χρήστες τα χρησιμοποιούν.
Καθαρισμός και οργάνωση δεδομένων
Στη συνέχεια θα πρέπει να κάνουμε καθαρισμό των δεδομένων, δηλαδή να διαγράψουμε η να διορθώσουμε τις γραμμές που περιέχουν μη έγκυρα δεδομένα. Σε αυτή τη διαδικασία βοηθά πολύ το power query το οποίο έχει επιλογές για να αφαιρέσουμε duplicate εγγραφές, να διορθώσουμε κενές τιμές, να ενοποιήσουμε μορφές ημερομηνιών, να αποφύγουμε συγχωνευμένα κελιά, να κάνουμε δημιουργία calculated columns, merge και append δεδομένων και πολλά ακόμα. Στη συνέχεια κάνουμε την εισαγωγή δεδομένων στο Power BI. Όταν ολοκληρωθεί αυτή η διαδικασία θα έχουμε καθαρούς πίνακες με σωστά δεδομένα.
Σχεδιασμός Data Model
Το επόμενο βήμα είναι να οργανώσουμε τα δεδομένα δημιουργώντας λογικές σχέσεις ανάμεσα στους πίνακες. Αυτή η η οργάνωση αποτελεί το μοντέλο δεδομένων. Οι σωστές σχέσεις είναι κρίσιμες για την απόδοση και στην ακρίβεια των δεδομένων στα dashboards που θα φτιάξουμε.
Δημιουργία Measures με DAX
Στη συνέχεια θα πρέπει να δημιουργήσουμε τα απαραίτητα Data Analysis Expressions (DAX) measures. Τα measures μεταφέρουν τη λειτουργικότητα των τύπων του excel στο Power BI. Το DAX μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε πολύπλοκα φίλτρα και τύπους. Είναι σημαντικό να δημιουργήσουμε τα DAX measures που θα μας επιτρέψουν να εξάγουμε χρήσιμα επιχειρηματικά συμπεράσματα.
Σχεδιασμός Dashboards και Visualizations
Το επόμενο βήμα είναι να σχεδιάσουμε τις σελίδες και τα dashboards. Στο power BI αυτή η διαδικασία είναι απλή και πολύ ευχάριστη και δημιουργική. Ενα dashboard μπορεί να περιλαμβάνει γραφήματα, πίνακες, φίλτρα, slicers, KPI cards και άλλα visuals. Όσο λιγότερες σελίδες χρησιμοποιήσουμε και όσο περισσότερα επιχειρηματικά συμπεράσματα επιτρέπεται να εξαχθούν τόσο καλύτερη είναι η σχεδίαση των dashboards.
Δημοσίευση στο Power BI Service
Μετά τη σχεδίαση των dashboards μπορούμε να κάνουμε δημοσίευση στο cloud ώστε οι συνεργάτες μας να βλέπουν τα dashboards online. Το Power BI Service επιτρέπει να μοιραστούμε τα reports εύκολα, να υπάρχει mobile access και να αποφεύγονται πολλαπλά Excel versions.
Ρύθμιση Automatic Refresh
Το επόμενο βήμα μετά τη δημοσίευση στο power BI service είναι να ρυθμίσουμε τις συνδέσεις με τα αρχεία ώστε να ενημερώνονται αυτόματα. Το power BI service δίνει τη δυνατότητα σύνδεσης με πηγές δεδομένων όπως βάσεις δεδομένων, ERP, CRM, APIs και cloud storage. Καλό είναι να ρυθμίσουμε τα credentials ώστε να γίνεται αυτόματα η ενημέρωση.
Ρυθμίσεις ασφάλειας και πρόσβασης
Όταν δημοσιευθούν τα δεδομένα θα είναι προσβάσιμα από όλους όσους έχουν κωδικό πρόσβασης. Αν θέλουμε να δώσουμε διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης σε κάΘε χρήστη θα πρέπει να εφαρμόσουμε κανόνες Row-Level Security (RLS). Με τον τρόπο αυτό μπορούμε να δώσουμε διαφορετικά permissions ανά τμήμα ώστε κάθε χρήστης να βλέπει μόνο τα δεδομένα που θέλουμε να του δώσουμε πρόσβαση.
Εκπαίδευση χρηστών
Τέλος δεν θα πρέπει να ξεχάσουμε την εκπαίδευση των χρηστών ώστε να μπορούν να χρησιμοποιήσουν όλες τις δυνατότητες της εφαρμογής που φτιάχνουμε. Τα Μαθήματα Power BI μπορεί να είναι δια ζώσης ή εξ αποστάσεως. Ενώ η εξ αποστάσεως εκπαίδευση μπορεί να είναι σύγχρονη η ασύγχρονη. Μια εξαιρετική ιδέα είναι να φτιάξουμε σειρά εκπαιδευτικών video. Καθένα από τα εκπαιδευτικά βίντεο της σειράς θα δείχνει στο χρήστη πώς μπορεί να αξιοποιήσει και μια διαφορετικη δυνατότητα τις εφαρμογής power bi. Η επιτυχία δεν είναι μόνο τεχνική. Αν ο κόσμος δεν μπει για να χρησιμοποιήσει τις δυνατότητες που παρέχουμε όσο άριστη τεχνικά και να είναι εφαρμογή του power bi δεν θα αποδώσει τα αναμενόμενα. Κάθε εφαρμογή χρειάζεται εκπαίδευση στη χρήση των dashboards.
Έχουμε δμιουργήσει ασκήσεις pwoer BI που προσφέρουν δυνατότητες εξάσκησης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ασκήσεις στο power BI για να εξασκηθείτε και να αντιμετωπίσετε προβλήματα που είναι αρκετά κοντά στα πραγματικά προβλήματα που θα αντιμετωπίσετε κατά τη χρήση του λογισμικού.
Επίσης έχουμε δμιουργήσει ασκήσεις excel για όσους θέλουν να κάνουν εξάσκηση στο excel. Αν θέλετε να κάνετε πρακτική ή να εξετάσετε τις γνώσεις σας τότε εδώ θα βρείτε τις ασκήσεις excel.