balatsoukas.comΜάθημα Excel για το συγκεντρωτικό πίνακας. Τι ειναι το pivot table και σε ποιες περιπτώσεις χρησιμοποιείται. Παραδείγματα από τα σεμινάρια excel.
Ο συγκεντρωτικός πίνακας ή αλλιώς Pivot Table είναι μία πολύ δημοφιλής και πολύ χρήσιμη επιλογή που μας δίνει το Microsoft Excel. Χρησιμοποιούμε συγκεντρωτικό πίνακα για να παρουσιάσουμε ομαδοποιημένα αποτελέσματα επί ενός σύνολο πρωτογενών δεδομένων. Στο κανάλι μας έχουμε πολλά παραδείγματα pivot table τα οποία χρησιμοποιούμε στα μαθήματα Excel. Στο συγκεκριμένο άρθρο διαλέξαμε ένα παράδειγμα στο οποίο χρησιμοποιούμε pivot Table για να βγάλουμε συγκεντρωτικά αποτελέσματα χρησιμοποιώντας ως πρωτογενή δεδομένα εικονικές εγγραφές εταιρείες πώλησης μεταχειρισμένων αυτοκινήτων. Είναι ένα πολύ ωραίο παράδειγμα που χρησιμοποιούμε στα σεμινάρια Excel. Άλλωστε ο καλύτερος τρόπος για να κατανοήσετε το συγκεντρωτικό πίνακα είναι να κάνετε εξάσκηση με πολλά παραδείγματα. Αυτό ακριβώς κάνουμε στα σεμινάρια excel με πολύ ικανοποιητικό αποτέλεσμα.
Χρησιμοποιούμε ως παράδειγμα φύλλο εργασίας με δεδομένα που αφορούν εταιρεία πώλησης μεταχειρισμένων αυτοκινήτων.
Τα δεδομένα βρίσκονται σε περιοχή δεδομένων. Ως περιοχή δεδομένων ορίζεται ένα σύνολο κελιών τα οποία περικλείονται από κενές γραμμές και στήλες ή τοίχο και η κάθε στήλη έχει ίδιο τύπο δεδομένων. Στη συγκεκριμένη περίπτωση την περιοχή δεδομένων αποτελούν τα κελιά A3:G27. Αριστερά της περιοχής δεδομένων υπάρχει τοίχος. Δεξιά της περιοχής υπάρχει η στήλη "H" η οποία είναι κενή. Στο πάνω μέρος της περιοχής βρίσκεται η γραμμή "2" η οποία είναι κενή. Στο κάτω μέρος της περιοχής βρίσκεται η γραμμή "28" η οποία είναι επίσης κενή.
Πριν κάνουμε εισαγωγή του συγκεντρωτικού πίνακα θα πρέπει αν κάνουμε ταξινόμηση των δεδομένων. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε αν παρουσιάσουμε συγκεντρωτικά αποτελέσματα ανά εταιρεία. Τότε θα πρέπει να κάνουμε ταξινόμηση ως προς το πεδίο "Εταιρεία". Για να κάνουμε ταξινόμηση πηγαίνουμε στο menu "Data" και επιλέγουμε "Sort".
Πρωτογενής ταξινόμηση της περιοχής ως προς το πεδίο "Εταιρεία".
Δευτερογενής ταξινόμηση της περιοχής ως προς το πεδίο "Έτος". Αυτή η ταξινόμηση εφαρμόζεται μεταξύ των εγγραφών που έχουν την ίδια τιμή στην πρωτογενή ταξινόμηση. Για παράδειγμα εαν κάποιες εγγραφές έχουν τις ίδιες τιμές στο πεδίο "Εταιρεία" τότε θα ταξινομηθούν με βάση το πεδίο "Έτος".
Αφού έγινε η ταξινόμηση στη συνέχεια μπορούμε να εισάγουμε το συγκεντρωτικό πίνακα. Πηγαίνουμε στο menu "Insert" και επιλέγουμε "Pivot Table". Στο παράθυρο που ανοίγει επιλέγουμε πρώτα την περιοχή των δεδομένων και στη συνέχεια εάν θέλουμε να εμφανιστεί στο ίδιο ή σε διαφορετικό φύλο εργασίας. Στην προκειμένη περίπτωση πριν επιλέξουμε "Pivot Table" από το menu "Insert" είχαμε κάνει κλικ μέσα στην περιοχή. Για αυτό το λόγο επιλέχθηκε αυτόματα ολόκληρη την περιοχή δεδομένων. Αλλιώς θα έπρεπε να επιλέξουμε εμείς την περιοχή δεδομένων.
Πλέον μπορούμε να επιλέξουμε τις γραμμές και τις στήλες του συγκεντρωτικού πίνακα. Το πρώτο πεδίο το οποίο θα πρέπει να επιλέξουμε είναι η "Εταιρεία". Είναι το πεδίο για το οποίο σε προηγούμενο βήμα κάναμε την πρωτογενή ταξινόμηση.
Επιλέξαμε το πεδίο "Εταιρεία" και βλέπουμε ότι οι εταιρείες εμφανίζονται στην πρώτη στήλη. Στη συνέχεια θα πρέπει να επιλέξουμε τα δεδομένα ομαδοποίησης. Εάν θέλουμε να μετρήσουμε το πλήθος ανά κατηγορία τότε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε οποιοδήποτε πεδίο. Θα επιλέξουμε το πεδίο "Μοντέλο".
Το πεδίο "Μοντέλο" τοποθετήθηκε στην ομάδα "Rows". Δεν δίνει το αποτέλεσμα που θέλουμε διότι τοποθετεί τα δεδομένα στη στήλη "Α". Θα θέλαμε να τοποθετηθούν τα συγκεντρωτικά δεδομένα στη στήλη "Β".
Σύρουμε το πεδίο "Μοντέλο" στην ομάδα "Values" και προκύπτει το επιθυμητό αποτέλεσμα. Το πλήθος προέκυψε επειδή χρησιμοποιήθηκε (αυτόματα) η συνάρτηση count.
Εάν δεν θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση count τότε μπορούμε να κάνουμε κλικ στην επιλογή "Value Field Settings" ώστε να επιλέξουμε άλλη συνάρτηση.
Εδώ επιλέγουμε τη συνάρτηση average. Αυτή η συνάρτηση υπολογίζει το μέσο όρο, όπως άλλωστε δείχνει το όνομά της που είναι η μετάφραση της φράσης "μέσος όρος" στα Αγγλικά. Η συνάρτηση average ανήκει στις πιο δημοφιλείς συναρτήσεις του Excel μαζί με το count, το Sum, το Min και το Max. Στο κανάλι μας στο YouTube έχουμε παραδείγματα με όλες τις Χρήσιμες συναρτήσεις στο Excel. Η συνάρτηση count υπολογίζιε πλήθος, η συνάρτηση Sum υπολογίζει άρθροισμα, η συνάρτηση Min υπολογίζει το ελάχιστο και η συνάρτηση Max υπολογίζει το μέγιστο των τιμών των κελιών της περιοχής των δεδομένων.
Και εδώ βλέπουμε την εφαρμογή της συνάρτησης average στο συγκεντρωτικό πίνακα. Επιλέξαμε το πεδίο "Έτος" και προκύπτει ο μέσος όρος του πεδίου ανά εταιρεία.
Μπορούμε να ρυθμίσουμε το αποτέλεσμα ώστε να μη φαίνονται τα δεκαδικά ψηφία. Για να κάνουμε αυτή τη ρύθμιση πηγαίνουμε στο menu "Home" και επιλέγουμε την ομάδα "Styles", στη συνέχεια "Format" και από το dropdown menu που προκύπτει επιλέγουμε "Format Cells". Εδώ επιλέγουμε "Number" και καθορίζουμε το πλήθος δεκαδικών ψηφίων σε μηδέν.
Ακολουθεί άλλο ένα παράδειγμα συγκεντρωτικού πίνακα στο οποίο χρησιμοποιήσαμε τη συνάρτηση "Max" στο πεδίο "Έτος".
Τέλος βλέπουμε το αποτέλεσμα της συνάρτηση "Max" στο συγκεντρωτικό πίνακα. Μας δείχνει τη μέγιστη τιμή του έτους κατασκευής αυτοκινήτων σε κάθε κατηγορία.
Αφού εμβαθύνει κάποιος στο Excel Advanced το επόμενο βήμα για τον αυτοματισμό διαδικασιών είναι να παρακολούθησε μαθήματα προγραμματισμού με τη γλώσσα vba. πρόκειται για μία γλώσσα η οποία είναι ενσωματωμένη στο Microsoft Excel και μας επιτρέπει να εκτελούμε πράξεις επί των δεδομένων. Στα μαθήματα vba μπορείτε να μάθετε με ποιο τρόπο ο προγραμματισμός μας επιτρέπει να προχωρήσουμε πολύ περισσότερο από το επίπεδο στο οποίο φτάνουμε με τις έτοιμες συναρτήσεις του Excel. Για παράδειγμα ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να κάνουμε μία διαδικασία η οποία δεν υπάρχει ως έτοιμη συνάρτηση. Τότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε τη γλώσσα vba. Εάν έχετε καλές γνώσεις στο Advanced Excel τότε Μπορείτε να προχωρήσετε στα σεμινάρια vba.
Ο συγκεντρωτικός πίνακας θα μας δίνει πολύτιμα δεδομένα που μπορούμε να αξιοποιήσουμε στην κατασκευή e-shop με οποιαδήποτε πλατφόρμα. Όλες οι δημοφιλείς πλατφόρμες δημιουργίας e-shop χρησιμοποιούν php και mysql. Είναι εύκολο να φτιάξουμε ένα πρόγραμμα php το οποίο να εξάγει τα επιθυμητά δεδομένα σε μορφή Excel. Άλλωστε οι περισσότερες πλατφόρμες δημιουργίας e-shop έχουν έτοιμες λειτουργίες εξαγωγής δεδομένων σε Excel ή σε csv. Αφού λάβουμε τα δεδομένα στην κατάλληλη μορφή που μπορεί να διαβάσει το Excel μπορούμε να εξάγουμε συμπεράσματα για την κατασκευή το e-shop επιλέγοντας τα κατάλληλα πεδία του συγκεντρωτικού πίνακα. Για παράδειγμα μπορούμε να βγάλουμε συμπεράσματα για το πλήθος ή τη μέση τιμή διαφόρων παραμέτρων ανά κατηγορία προϊόντος.
Η προώθηση ιστοσελίδων αποτελεί μία διαδικασία η οποία στηρίζεται σε μεγάλο βαθμό στη στατιστική. Οι συγκεντρωτικοί πίνακες του Excel Παρέχουν πολύ μεγάλη βοήθεια ώστε να εξάγουμε χρήσιμα συμπεράσματα για την προώθηση ιστοσελίδων. Στο κανάλι μας έχουμε δημοσιεύσει βίντεο στα οποία ο συγκεντρωτικός πίνακας μας βοηθάει να επιλέξουμε λέξεις κλειδιά ώστε να κάνουμε καλύτερη βελτιστοποίηση ιστοσελίδων. Βεβαίως στο διαδίκτυο Υπάρχουν πολλά Εργαλεία τα οποία μας δίνουν έτοιμα αποτελέσματα και χρήσιμα συμπεράσματα για να προωθήσουμε την ιστοσελίδα μας. Όμως η εμπειρία έχει δείξει ότι με το συγκεντρωτικό πίνακα μπορούμε να πετύχουμε πολύ καλύτερα αποτελέσματα προώθησης ιστοσελίδων διότι ελέγχουμε εμείς οι ίδιοι την κάθε λεπτομέρεια της διαδικασίας.
Ουσιαστικά αυτό που κάνουμε είναι να βελτιστοποιήσουμε την ιστοσελίδα χρησιμοποιώντας τις παραμέτρους προβατίνα συγκεντρωτικός πίνακας. Θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε κάποιο από τα εργαλεία βελτιστοποίησης ιστοσελίδων όπως το yoast seo όμως ο συγκεντρωτικός πίνακας μας επιτρέπει να συνδυάσουμε παραμέτρους που χρησιμοποιήθηκαν σε πολλές σελίδες και άρθρα του ιστότοπου. Ενδεικτικό παράδειγμα χρήσης συγκεντρωτικού πίνακα στη βελτιστοποίηση ιστοσελίδων αποτελεί η επιλογή anchor text για τους υπερσυνδέσμους του άρθρου. Οι υπερσύνδεσμοι αποτελούν πολύ κρίσιμο στοιχείο στη βελτιστοποίηση ιστοσελίδων.
Τα συμπεράσματα που βγάζουμε από το συγκεντρωτικό πίνακα μπορεί να γίνουν πολύ πιο κατανοητά εάν χρησιμοποιήσουμε τις κατάλληλες συναρτήσεις του excel για την επεξεργασία των δεδομένων. Οι συναρτήσεις του excel μας παρέχουν πολύ μεγάλη ευελιξία ώστε να παρουσιάσουμε πολύ καλύτερα το αποτέλεσμα στο συγκεντρωτικό πίνακα. Ανάλογα με τη φύση των δεδομένων μπορούμε να αξιοποιήσουμε τις μαθηματικές συναρτήσεις, η λογικές συναρτήσεις η τις συνάρτησης ημερομηνίας.
Για παράδειγμα μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση month για να εξάγουμε το μήνα από την ημερομηνία και να παρουσιάσουμε τα δεδομένα του συγκεντρωτικού πίνακα ανά μήνα και όχι αλλά ημερομηνία. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να γνωρίζουμε τις συναρτήσεις ημερομηνίας. Παρομοίως θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση γιαρ ώστε να δημιουργήσουμε νέα στήλη στην οποία θα υπάρχει το έτος όπως αυτό θα εξαχθεί από την ημερομηνία. Και να κάνουμε ομαδοποίηση βάσει έτους το συγκεντρωτικό πίνακα. Εδώ έχουμε ένα μάθημα για τις συναρτήσεις ημερομηνία στο excel που θα σας διευκολύνει πολύ προς αυτή την κατεύθυνση.
Πολύ χρήσιμες είναι οι συναρτήσεις κειμένου του Excel σε συνδυασμό με συγκεντρωτικό πίνακα. Για παράδειγμα μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση left για να περιορίσουμε την εμφάνιση λέξεων μόνο στα τρία πρώτα γράμματα ώστε να είναι πιο ευανάγνωστα σε συγκεντρωτικό γράφημα. Μία πολύ καλή ιδέα είναι να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση trim για να περιορίζουμε τυχόν κενά. Ακόμα μία πολύ χρήσιμη συνάντηση για την επεξεργασία των δεδομένων που θα παρουσιαστούν στον συγκεντρωτικό πίνακα είναι η συνάρτηση len η οποία σε συνδυασμό με την if μπορεί να περιορίσει το μήκος των πεδίων ώστε να είναι καταλληλότερα για την παρουσίαση στο συγκεντρωτικό πίνακα.
Οι μαθηματικές συναρτήσεις του Excel είναι απαραίτητο να χρησιμοποιηθούν για την επεξεργασία μαθηματικών δεδομένων πριν αυτά τοποθετηθούν σε συγκεντρωτικό πίνακα. Για παράδειγμα είναι απαραίτητο να εφαρμόσουμε συνάρτηση στρογγυλοποίησης είτε πριν τη χρήση συγκεντρωτικού πίνακα είτε μετά ώστε να μπορούμε να διαβάσουμε καλύτερα το αποτέλεσμα. Γενικότερα τα μαθηματικά δεδομένα συνήθως δεν έχουν ομοιομορφία. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις μαθηματικές συναρτήσεις του Excel για να δημιουργήσουμε ένα πολύ ωραίο συγκεντρωτικό πίνακα.
Οι λογικές συναρτήσεις του Excel χρησιμοποιούνται για να ομαδοποιηθούν συμπεράσματα από δύο ή περισσότερες στήλες δεδομένων. Εάν θέλουμε να παρουσιάσουμε συγκεντρωτικό πίνακα ή συγκεντρωτικό γράφημα καλό θα είναι να έχουμε εφαρμόσει από πριν τις λογικές συναρτήσεις ώστε να φέρουμε τα δεδομένα στη μορφή που θέλουμε. Υποθέτουμε για παράδειγμα οτι χρησιμοποιούμε το excel να βγάλουμε συμπεράσματα σχετικά με τη μισθοδοσία. Ας υποθέσουμε ότι σε μια στήλη του excel έχουμε το συμπέρασμα που αφορά την ηλικία ενώ σε άλλη στήλη έχουμε τα έτη στην εταιρεία. Καλό θα είναι να συγκεντρώσουμε τα συμπεράσματα σε μία στήλη μέσω των κατάλληλων λογικών συναρτήσεων του excel.
